Những lưu ý khi doanh nghiệp lần đầu xin giấy phép lao động

Thủ tục xin giấy phép lao động hiện nay là một trong những nội quan trọng mà các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần phải quan tâm và cập nhật liên tục. Đối với những doanh nghiệp lớn và đã thường xuyên thực hiện thủ tục này thì các quy định pháp luật và các lưu ý thực tế không còn quá xa lạ. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp lần đầu xin giấy phép lao động cần lưu ý một số thông tin sau trong thành phần hồ sơ để đảm bảo không gặp trở ngại khi tiến hành xin giấy phép lao động. 

Những lưu ý khi doanh nghiệp lần đầu xin giấy phép lao động

Về giấy khám sức khỏe:

Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ hoặc giấy chứng nhận có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế. 

Về phiếu lý lịch tư pháp:

• Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp cấp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp tại nước ngoài không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
• Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: nếu người lao động có xác nhận tạm trú tại Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam có thể xin cấp phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam để nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động. Thời hạn của lý lịch tư pháp được cấp tại Việt Nam cho người nước ngoài cũng không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Về các văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

• Đối với vị trí công việc là nhà quản lý

Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức.

• Đối với vị trí công việc là chuyên gia

Tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

Trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

• Đối với vị trí công việc là giám đốc điều hành

Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Người đứng đầu và trực tiếp điều hành ít nhất một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

• Đối với vị trí công việc là giám đốc điều hành

Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

**Lưu ý:

Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành bao gồm 03 loại giấy tờ sau:

• Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương;
• Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
• Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

Giấy tờ chứng minh chuyên gia, lao động kỹ thuật bao gồm 02 loại giấy tờ sau:

• Văn bằng hoặc chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận;
• Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia, lao động kỹ thuật hoặc giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp.

• Ảnh nộp cùng hồ sơ

02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

• Bản sao giấy tờ cá nhân

Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động còn giá trị theo quy định của pháp luật. Hộ chiếu phải được photo nguyên cuốn bao gồm cả trang bìa, trường hợp visa người nước ngoài đang sử dụng là visa rời thì cần kèm theo bản sao y công chứng visa 02 mặt.

• Các giấy tờ khác

• Đối với người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cần có các văn bản sau:

Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài đó trên lãnh thổ Việt Nam;

Văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã được doanh nghiệp nước ngoài đó tuyển dụng trước khi làm việc tại Việt Nam ít nhất 12 tháng liên tục.

• Đối với người lao động nước ngoài thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế:

Hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài. Hợp đồng trong đó phải có thỏa thuận về việc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

• Đối với người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng phải các văn bản:

Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 02 năm;

• Đối với người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ phải có văn bản:

Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

• Đối với người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam phải các văn bản:

Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam;

Giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

• Đối với người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thì phải các văn bản:

Văn bản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định

• Một số lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động đối với doanh nghiệp lần đầu xin giấy phép lao động

• Toàn bộ các giấy tờ của người nước ngoài được cấp tại nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực trước khi nộp hồ sơ trừ cá giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Từ ngày 01/01/2024, doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục đăng tuyển dụng tại Trung tâm dịch vụ việc làm trước khi báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động.
• Đối với các doanh nghiệp không có nhân sự nào tham gia BHXH, việc xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là rất khó, doanh nghiệp cần chứng minh có hoạt động thực tế thông qua các hóa đơn giá trị gia tăng, tờ khai thuế, hợp đồng mua bán, dịch vụ liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

Trên đây, YNN Global vừa giúp quý doanh nghiệp tổng hợp những lưu ý khi doanh nghiệp lần đầu xin giấy phép lao động liên quan đến thành phần hồ sơ và kinh nghiệm thực tế. Nếu quý khách đang tìm hiểu để thực hiện thủ tục trên và còn gặp phải vướng mắc cần nhờ sự tư vấn, hỗ trợ từ đơn vị chuyên tư vấn giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú,… và các nội dung pháp lý đầu tư, doanh nghiệp, vui lòng liên hệ qua số hotline 0779 234 858 để đội ngũ luật sư của YNN Global tiếp nhận và hỗ trợ kịp thời.