Payroll là gì? Tất tần tật về payroll

Payroll là gì? Nó có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp? Nó quyết định và ảnh hưởng đến những ai ngoài chúng ta không? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là payroll?

Payroll dịch theo đúng nghĩa của tiếng việt thì nó chính là bảng lương. Mà bảng lương chính là thứ mà cuối tháng sẽ được các công ty tổng hợp lại để phát cho lương cho nhân viên. Trong công ty thường sẽ có một bộ phận chuyên làm về Payroll. Họ phải tính toán chi tiết đến từng đồng rõ ràng về công đóng góp trong thành của mỗi nhân viên cũng như mức lương hợp lý cho từng cá nhân đồng thời sẽ xem xét thêm các khoản bị phát (nếu có).

Sau khi hoàn thành công đoạn tính toán và xem xét ở trên các công ty sẽ tập hợp lại thành một danh sách và trình lên ban lãnh đạo để chờ phê duyệt. Nếu lãnh đạo đồng ý thì công ty sẽ trích khoản tiền bằng đó ra để trả cho từng nhân viên trong công ty, mỗi nhân viên sẽ được nhận phần lương theo danh sách đã được ghi rõ. Khi nhìn vào bảng lương bạn sẽ thấy được số tiền mà công ty bỏ ra để trả cho nhân viên trong vòng một tháng qua cùng với danh sách các nhân viên được nhận tiền và hồ sơ tiền công, tiền phạt, tiền thưởng, thuế, khấu trừ…

2. Payroll dùng để làm gì? 

Payroll được đánh giá là công cụ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhân viên và thậm chí là cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bởi nó không chỉ tập trung vào mức lương cần phải chi trả cho công nhân viên mà còn là thước đo giá trị về mặt hiệu suất làm việc trong một tháng qua của người lao động. Từ đó có thể làm căn cứ để khiếu nại khi phát hiện ra những sai sót trong quá trình nhận lương thưởng. Một bản Payroll chuẩn chỉnh sẽ bao gồm các chức năng sau:

- Lập bảng chấm công và giúp tính lương thưởng hàng tháng. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tối ưu các chi phí liên quan đến vấn đề nhân sự. Hơn nữa, khi dùng payroll bạn sẽ nhìn nhận được nhân viên nào làm việc đầy đủ, nhân viên nào làm việc vượt trội và nhân viên nào làm việc kém năng suất.

- Trở thành công cụ giúp thống kê số lượng nhân viên chính thức, hợp đồng, quản lý các loại nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, lao động, y tế.  

- Tính thuế thu nhập cá nhân (chỉ áp dụng cho nhân viên có mức lương trên 10 triệu/tháng)

- Phát huy tối đa sức mạnh nguồn lực, thúc đẩy năng suất làm việc của từng người lao động, đồng thời tạo động lực tốt hơn nhờ vào những chính sách hấp dẫn. 

3. Payroll - giải pháp quản lý bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian

Công ty của bạn sẽ không gặp quá nhiều phiền phức và mất thời gian cho các khoản không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp như tính lương, tính thuế…bởi việc sử dụng dịch vụ payroll đã giúp tiết kiệm thời gian làm việc hơn rất nhiều.

Tối ưu chi phí

Việc không cần phải tổ chức cả một bộ phận nhân sự về bộ phận tính lương hay đầu tư vào các phần mềm máy tính đã giúp công ty bớt được một khoản chi phí lớn cho việc tổng hợp và tạo lập bảng tính lương cho nhân viên rồi.

Đảm bảo tính chính xác

Nhờ vào việc luôn tuân thủ và cập nhật thường xuyên các điều khoản của Luật Lao Động từ các công ty cung cấp dịch vụ Payroll mà các bảng tính lương luôn đảm bảo được độ chính xác cao nhất có thể.

4. Căn cứ để xây dựng payroll chính xác

Dựa vào quy chế lương

Quy chế lương chính là văn bản do doanh nghiệp tạo ra nhằm mục đích quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả khác. 

Quy chế lương thường bao gồm: Các quy định về mức lương chính, lương thử việc, lương khoán,…các khoản trợ cấp và phụ cấp, cách tính lương và trả lương, chế độ thưởng, thủ tục và chế độ xét tăng lương,…

Theo mức lương tối thiểu

Dưới đây là các mức lương tối thiểu vùng được quy định chi tiết tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01.01.2021:

- Mức 4,68 triệu đồng/tháng được áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I.

- Mức 4,16 triệu đồng/tháng được áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II.

- Mức 3,63 triệu đồng/tháng được áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III.

- Mức 3,25 triệu đồng/tháng được áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV.

Mức lương trung bình trên thị trường

Ngoài việc căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng, các doanh nghiệp cũng thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm làm việc và mức lương trung bình trên thị trường với vị trí tương đương để thỏa thuận mức lương thực tế với người lao động.

Quy định về các khoản trích theo lương

Các quy định về các khoản trích theo lương bao gồm:  kinh phí công đoàn, các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…

- Người lao động sẽ thường phải trích 10.5% số lương để nộp cho nhà nước.

- Doanh nghiệp hay người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm trích 23.5% tổng chi phí lương cho nhà nước.

Bảng chấm công tính lương hàng tháng

Bảng chấm công nhân viên là điều kiện bắt buộc để xây dựng Payroll hàng tháng cho các cán bộ công nhân viên.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về Payroll cũng như công dụng và các căn cứ xây dựng nó. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong xây dựng Payroll hãy nhanh tay liên hệ với YNN GLOBAL để nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình nhất từ các chuyên viên trong lĩnh vực này bạn nhé.

YNN GLOBAL - Consulting services

Hotline:  +84 909 594 196

Website:  ynnglobal.com.vn

Email:  info@ynnglobal.com.vn

Address: Winhome Building, 150 đường Trần Não, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Fanpage: YNN Global - Business Consulting in Vietnam